La organización de eventos corporativos lleva consigo una gran planificación y todo un conglomerado de actividades que no son visibles ni para el cliente, ni para las personas invitadas al evento si todo va como está previsto y sin incidencias.
Cuando un evento es bien planificado puedes lograr cohesionar a todo el equipo de trabajo de tu empresa o negocio, debido a que puede ser usado como un elemento motivador para lograr los objetivos y metas planteadas en tu organización empresarial. También puedes hacerlo para captar clientes a través de eventos motivadores, informativos o promocionales.
Todas las actividades que se realicen en un evento de empresa deben ir alineadas con las actividades habituales que realice la compañía ya que, además de ser un momento de cohesión también es una herramienta de marketing muy potente.
Para organizar eventos corporativos se deben diseñar, planificar y producir las actividades necesarias para lograr el éxito, y estas tareas comprenden: la elaboración de presupuestos, escoger y reservar el espacio donde se realizará el evento, la realización de los trámites necesarios para la consecución de los permisos, supervisar y coordinar todo el tema logístico.
¿Cuáles son los pasos a seguir en la organización de un evento de empresa?
- Ante todo tenemos que identificar el objetivo que tiene el evento. ¿Por qué se organiza un evento en la compañía? La celebración de una fecha especial, por ejemplo la Navidad, o el lanzamiento de un nuevo producto o una nueva tienda, pueden ser algunos motivos por los cuales una compañía decide organizar un evento empresarial.
- ¿Quiénes van a participar? No es lo mismo organizar un evento para empleados, como puede ser un team building, que un evento para clientes u otro pensado para los dos conjuntos de personas.
- Dónde y cuándo se va a celebrar es otra cuestión muy importante. De día o de noche, si debe coincidir con alguna fecha especial, en el campo o en la ciudad,…
- Determinar el presupuesto que vamos a invertir, para no encontrarnos con sorpresas. Es importante hacer un cálculo de los distintos gastos y adecuar las actividades a nuestro budget.
- ¿Con qué actividades queremos impresionar a nuestros asistentes? Debemos tener claras las distintas acciones que queremos llevar a cabo, definirlas bien y desarrollarlas teniendo siempre en cuenta cuál es nuestro público objetivo. Demostración de productos, catering, concursos, talleres, ponencias, debates, actividades en equipo,… busca las más adecuadas a la temática de tu evento para que los invitados queden satisfechos e incluso superar sus expectativas.
- Promocionar el evento es un punto clave, si tus posibles invitados no están informados de forma clara de la celebración es posible que el evento no tenga los asistentes que esperabas y por lo tanto el objetivo no se habrá complido. Haz una buena labor de comunicación y de mailing para llegar a todos los asistentes.
Optar por un evento empresarial puede ser realmente positivo para tu marca o empresa siempre y cuando se elabore una planificación sólida y se sigan las pautas organizativas propuestas. Pero sobre todo, mantén una actitud resolutiva ante los imprevistos que puedan surgir durante el evento, de esta forma tus invitados asociarán tu empresa con esa grata experiencia.
